Fiches autogestionnaires
Quels moments de discussions/décisions collectives ?
OU IL EST QUESTION DE NOTRE AMOUR DES REUNIONS
Faut-il faire des réunions ?

• Certains lieux collectifs disent ne pas avoir besoin de réunions : ils sont tournés uniquement vers l'habitation, ils sont petits (moins de 5 personnes...), les gens se croisent sans arrêt, tout le monde semble ouvert aux discussions, et du coup le débat paraît spontané et permanent.

• D'autres lieux sont plus gros (20 personnes...), ils autogèrent des activités publiques, il y a des déséquilibres entre leurs participant-e-s (certain-e-s personnes sont prépondérantes, plus expérimentées, plus souvent présentes...). Souvent le besoin de réunions y paraît plus évident.

Les réunions sont des discussions à plein, nous n'y sommes pas toujours habitué-e-s et la communication n'y est pas facile. Des règles sont parfois mises en place pour faciliter cette communication collective simultanée, pour faire en sorte qu'elle soit une vraie communication, égalitaire, équilibrée, et non des tribunes où les grandes gueules monopolisent la parole, ni des tripots où la discussion part dans tous les sens.

Règles pour de meilleures réunions

La réunion pourrait être vue comme un jeu collectif qui, comme tout jeu, a ses règles (oh le mot tabou). Le but du jeu est d'atteindre un objectif (une réflexion collective, une prise de décision sur tel ou tel sujet...) en étant attentifs-ves à ce que tou-te-s celleux qui le souhaitent puissent s'exprimer, et soient écouté-e-s. Voici différentes idées de règles, qui sont appliquées dans différents lieux :

• Afficher l'ordre du jour de la prochaine réu plusieurs jours à l'avance, pour que chacun-e puisse le compléter, et mûrir son avis sur les différents points.

• Celleux qui proposent des points à l'ordre du jour devraient le faire sous forme de questions claires et précises, et pas juste sous celle de « points dont il faudrait parler » style « le prochain concert ». Sinon le débat part parfois trop dans toutes les directions.

• Faire circuler des écrits (argumentaires, schémas techniques...) avant la réunion pour que tout le monde ait le même niveau d'information et puisse se faire sa propre idée sur tel ou tel point.

• Lire l'ordre du jour au début de la réunion, éventuellement le compléter à ce moment-là.

• Décider d'un ordre d'abordage des différents points, en commençant par les questions les plus importantes. Comme ça on les aborde avec l'esprit frais. Les points relégués en fin de réu sont souvent bâclés, voire zappés. C'est pas grave s'ils sont peu urgents, ils peuvent sans doute être repoussés ou discutés sur le mode informel.

• Limiter au maximum les interventions purement informatives, pour gagner du temps. Si l'on veut informer le collectif, pourquoi ne pas préférer les infos écrites, par exemple sur un panneau.

• Pour alléger les réunions, déplacer autant que possible les thèmes qui ne regardent pas tout le monde, en programmant des réunions spécifiques à ces thèmes, où viendront celleux qui voudront.

• Se fixer une heure de fin. Par exemple l'heure du dîner.

• A la fin de la réu, réserver un moment pour ranger et nettoyer ensemble la pièce : on s'autogère jusqu'au bout.

• Fixer une date régulière pour les réunions (tous les lundis, etc). Il est souvent long et infructueux de changer la date à chaque fois, selon les disponibilités des un-e-s et des autres... Et une date régulière constitue un repère qui prend plus en compte les personnes moins présentes.

• Pour chaque prise de décision, respecter différents temps du débat. Par exemple :Commencer par noter ensemble les différentes possibilités de réponse à la question (les propositions), entre lesquelles il faudra choisir.

Débattre.

• Pour marquer une étape dans le débat, visibiliser les avis. Formuler clairement la proposition qui semble la plus sollicitée, et tout le monde exprime son approbation ou sa désapprobation, par exemple, si l'on est nombreuxses, par un système de gestes (pouce vers le haut ou vers le bas, mains agitées en l'air...).

• Si la proposition ne remporte pas l'unanimité, demander aux réfractaires d'expliquer leurs réticences. Débattre encore.

• Si le débat devient chaud, instaurer des tours de paroles, ou des bâtons de parole (qui empêchent de se couper la parole), voire des limitations de temps de parole...

• Si vraiment aucun compromis ne semble pouvoir être atteint, voter ?... (Le problème c'est de savoir comment on détermine le moment où il faut voter...)

• Demander qui a la force et la motivation d'assumer les efforts qu'impliquent la proposition adoptée, pour éviter les ambiguïtés et les rancunes... Plutôt que de se dire vaguement « on le fera » et qu'au bout du compte on le fasse à l'arrache parce qu'on pensait tou-te-s que les autres s'en chargeaient.

Au sujet des prises de parole pour ceux qui parlent moins :

• Se dire que chaque parole est riche dans le sens où elle reflète une autre perception des choses. Il y a autant de perceptions qu'il y a d'individus.

• Ne pas hésiter au départ à prendre la parole même pour simplement reformuler une intervention, ou pour la compléter légèrement. Petit à petit, la parole se fera plus claire et l'intervention plus facile.

• Ne pas hésiter à exprimer son ressenti. Même si tous les arguments semblent avoir été donnés, reste la dimension du ressenti qu'on a trop tendance a oublier et qui enrichit souvent la réflexion et les actes.

• Prendre des notes au préalable sur ce qu'on a envie de dire. En prenant la parole, on se sent plus à l'aise lorsque notre discours est construit et qu'on est sûr-e de ne rien oublier en route.

Pour ceux qui parlent plus, c'est presque le contraire
(p't êt' que comme on se sent plus concernés, on a plus développé) :

• Se poser la question de l'utilité de prendre la parole, à chaque fois qu'on en est tenté. Certaines prises de parole n'apportent rien au débat, et ne font que le rallonger. Il est peut-être aussi intéressant de s'attacher à la substance d'une intervention plutôt que de s'arrêter et réagir sur des détails. Mieux vaut souvent le faire en tête-à-tête, une fois la réunion terminée.

• Tourner 7 fois sa langue dans sa bouche avant de prendre la parole. Penser aux mots qui exprimeront notre avis de la manière la plus claire (pour bien se faire comprendre) et synthétique (pour ne pas appesantir la réunion).

• Laisser toujours un silence avant de prendre la parole, le temps que se manifestent les différentes personnes qui ont envie de parler. Le climat où, quand quelqu'un-e a fini de parler, tout le monde essaye d'enchaîner plus vite, peut être dur, oppressant et épuisant.

• Dans le débat, ne pas mettre en jeu des histoires d'ego, mais des arguments détachés de nous. Ca arrive de dire une bêtise devant tout le monde en réunion, et de s'en rendre compte à l'intervention suivante, qui démolit nos arguments. Il n'y a pas lieu d'être blessé ! Ce qui est contesté, c'est nos arguments, pas notre personne, pas notre intelligence : cela pourrait être clair pour tout le monde, pour la personne « contestée » comme pour celle « contestatrice ». L'important c'est que le débat avance, pas que le groupe nous apporte sa reconnaissance.Reprendre la parole, dans des situations comme ça, ne doit pas servir à se rattraper, se justifier ou se défendre, mais à préciser son argument si l'on sent qu'il n'a pas été bien compris.

L'arbitre
(ou président-e de séance, ou maître-sse de cérémonie, ou médiateurice, ou modérateurice...)

C'est la personne qui cadre la réunion, en s'assurant que les différentes règles sont bel et bien appliquées.Elle annonce et clôt les différents points à l'ordre du jour, elle surveille l'heure, elle recentre les débats s'il le faut... C'est un pouvoir relatif puisqu'il sert à limiter les prises de pouvoir dans les réunions, à donner du pouvoir aux plus faibles et à renforcer le processus collectif de réunion. Mais c'est un pouvoir quand même, qui ressemble à l'autorité morale du « sage », du prof ou du chef charismatique... C'est donc un rôle à faire tourner ; s'il n'est pas prévu et formalisé, il est souvent assumé implicitement par une ou deux personnes du collectif, et ne tourne pas.

Une autre raison de le faire tourner, c'est qu'il peut constituer un bon apprentissage : au bout d'un certain temps, peut-être que tou-te-s celleux qui l'auront assumé auront acquis des habitudes et des attentions qui le rendront obsolète. Chaque participant-e à la réunion saura prendre la parole et respecter celle des autres (notamment des plus faibles, des moins expérimenté-e-s), garder les objectifs de la réunion en tête et parler à l'essentiel, et enfin, proposer, introduire ou conclure les différents points à l'ordre du jour, c'est-à-dire prendre des responsabilités et des initiatives dans le déroulement de la discussion.

Origine Reseau Sans titre : http://www.under.ch/SansTitre/SansTitre/Bulletins/Bulletin11/AmourDesReunions.htm