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Outil n°9 : Organiser des réunions productives
Guide des villes en transition


Origine :http://villesentransition.net/transition/outils/outil_n9_organiser_des_reunions_productives

Rapidement, vous constaterez que les réunions se multiplient et que vous devez faire beaucoup de choses dans un temps limité. […]

Tour de table
C’est un élément-clé de toute réunion, te nous l’utilisons de deux manières. En début de réunion, nous faisons le tour de tout ce qui s’est passé dans la commission de chacun depuis la dernière réunion. Chaque personne dispose de 5-10minutes et nous évitons de l’interrompre pour engager une discussion sur ce qu’ils viennent de dire. Chacun est invité à commencer son intervention par « Comment je me sens en ce moment » et à la terminer par ce qu’ils aimeraient mettre à l’ordre du jour.
[…]

Ordre du jour ouvert
Ne préparez pas d’ordre du jour à l’avance. Le danger des ordres du jour déjà prêts est qu’ils donnent l’impression qu’« ils » ont décidé à l’avance de ce qui sera discuté et même de ce qui sera décidé. Il est d’une importance capitale que les gens n’aient pas le sentiment que quelqu’un prenne le groupe en otage. […] Sur une feuille vierge, nous écrivons les sujets et questions que les gens proposent à l’ordre du jour. Une fois la liste terminée, nous l’étudions ensemble et classons chaque sujet dans l’une des trois catégories suivantes : « doit être discuté aujourd’hui », « ce serait mieux d’en discuter aujourd’hui, mais ça peut attendre », « ça peut attendre la prochaine fois ».
Puis nous évaluons le temps qui reste et allouons une durée à chaque sujet retenu et essayons de nous y tenir religieusement. Il faut aussi tenir compte du reste de la réunion pour éviter de se séparer sur un sujet de discorde […].

Réfléchir et écouter (voir Outil n°7)
Dans les réunions aussi, faites brèves pauses quand vous abordez des sujets graves et laissez les gens ordonner leurs pensées avant de s’y attaquer. Une pause est aussi utile quand les paupières commencent à se fermer.

Un début et une fin clairs
Faites commencer la réunion par quelque chose qui en marque l’ouverture, par exemple simplement dire que la réunion est ouverte. A la fin aussi, il est bien de clore formellement la réunion.

Faire la fête !
[…] Une des meilleures façons est de manger ensemble […] Outre calmer sa faim, cela satisfait le besoin d’apprendre à se connaître dans un contexte différent.

Déroulement d’une réunion typique du groupe de pilotage de Transition Totnes

• mot de bienvenue

• tour de table où chaque personne parle pendant cinq minutes sans être interrompue pour expliquer ce qui se passe dans sa commission.

• liste des sujets que les présents voudraient voir à l’ordre du jour.

• étude de la liste et établissement des priorités […].

A la fin, choix de la réunion suivante, puis repas en commun.