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Origine :
http://management.journaldunet.com/imprimer/dossiers/031218temps/temps_conseils.shtml
Cette série d'articles émane de la sphère du
management. Ils peuvent nous intéresser pour au moins deux
raisons :
1 / Il me semble important de connaître nos adversaires.
2 /Il y a un aspect universel dans ces méthodes. Sans oublier
nos fins, la réappropriation est possible, ces savoirs peuvent
nous être utiles.
Agir dans l'urgence, rendre un dossier au dernier moment, répondre
à toutes les sollicitations… Après une journée
bien remplie, un sentiment de puissance envahit les quelques-uns qui
ont réussi à s'en sortir. Pourtant, bien gérer
son temps, c'est refuser d'entrer dans ce cercle vicieux. La gestion
du temps demande de prendre du recul et, paradoxalement, de savoir
être lent. Les explications de deux experts ayant organisé
des formations sur le thème : Jean-Louis Muller, responsable
de l'offre management et développement des personnes à
la Cegos et auteur des Stratèges du temps (voir notre sélection
d'ouvrages), et Patrice Joulia, gérant du cabinet de conseil
C2e.
1 Prévoir, hiérarchiser et planifier
C'est une règle de base : chaque semaine, une liste de ce
qui est à faire, la fameuse "to do list", doit
être établie. Ensuite, ces tâches doivent être
triées selon la matrice d'Eisenhower : ce qui est important
et urgent, urgent et non important, non urgent et important, non
urgent et non important. Cette dernière catégorie
de tâches doit être déléguée. "Pour
déterminer l'importance et l'urgence d'un élément,
explique Patrice Joulia, il faut toujours le relier à sa
fonction, au périmètre de son poste et à ses
obligations." Au final, l'agenda doit refléter ces priorités,
"ainsi que deux grands principes, poursuit Patrice Joulia,
qui sont commencer par faire ce qu'on apprécie le moins et
regrouper les activités". En clair, ouvrir tous les
jours pendant une heure un dossier prend plus de temps que de travailler
sur ce même dossier d'une seule traite. "Il faut également
se garder une marge, précise Jean-Louis Muller, et toujours
prévoir environ 30 % d'imprévu dans une semaine."
2 Chasser les "voleurs de temps"
Les "parasites du temps" viennent aussi bien de l'extérieur
que de l'intérieur de l'entreprise. Pour être maître
du temps, mieux vaut donc trier, voire éviter, ces parasites.
"Ce qui dérange le plus, explique Patrice Joulia, c'est
la visite d'un collaborateur qui vient avec un nouveau problème,
et donc des tâches supplémentaires." Pour éviter
cet écueil, mettez en place des horaires de visite et communiquez-les
à vos collaborateurs, tout en restant accessible en cas d'urgence.
Bref, le manager ne doit pas avoir peur de s'isoler pour traiter
les dossiers délicats. Autre grand voleur de temps : le téléphone.
"Le téléphone portable doit être considéré
comme une boîte vocale, et rien de plus, estime Jean-Louis
Muller. Pour filtrer les appels du fixe, comptez sur votre assistante,
ou sur un collègue si c'est temporaire."
3 Bien gérer ses e-mails
Rien de pire que la messagerie pour s'installer dans une situation
de passivité. Répondre aux e-mails au fil de leur
arrivée peut donner l'impression de travailler et d'être
très disponible. Mais, in fine, cette stratégie s'avère
être une perte de temps qui, en outre, limite le recul et
la réflexion. Jean-Louis Muller pratique une méthode
bien précise pour limiter ce phénomène : "J'utilise
des couleurs qui me permettent de distinguer les messages en interne
qui me sont adressés à moi seulement, les messages
où plusieurs personnes sont en copie et enfin les e-mails
de clients que je connais. Je gère en priorité ces
derniers, puis les e-mails internes qui me sont destinés.
Si j'ai le temps, je consulte les copies. De plus, j'ouvre ma messagerie
uniquement le matin en arrivant au bureau, après le déjeuner
et le soir. Le reste du temps, elle est fermée. Enfin, je
réponds toujours en mode déconnecté. Cela m'évite
de répondre du tac au tac, ou d'envoyer plusieurs mails au
lieu d'un."
4 Etre un "stratège du temps"
N'allez pas croire que le temps est uniforme. Pour Jean-Louis Muller,
le temps se décompose en "calories" : la charge
physique, la charge mentale, le stress, le risque relationnel, la
capitalisation des expériences, l'efficience probable et
le plaisir. "Pour bien gérer son temps, il faut chercher
à réduire au maximum les quatre premiers ingrédients
et à maximiser les derniers", explique-t-il. Ces variables
dépendent des individus et du moment. Certaines personnes
sont, par exemple, plus en forme le soir et profitent du calme pour
avancer sur des dossiers délicats. Etre un bon stratège,
c'est savoir trouver le moment opportun, c'est-à-dire le
bon moment pour soi, mais aussi pour les autres.
5 Prendre du recul
Patrice Joulia compare le manager à un pompier contraint
d'éteindre les feux qui se présentent. "Tout
le monde a l'impression d'être complètement aspiré
par des tâches, sans avoir de temps pour la réflexion",
estime-t-il. Pour résister à l'urgence, il faut donc
cultiver le recul. "Les managers doivent se mettre en situation
de lenteur interne, préconise Jean-Louis Muller, en régulant
notamment leur respiration ou encore le débit de leur voix."
Paradoxalement, il faut donc être lent pour bien gérer
le temps, mais aussi savoir prendre de la distance. Entre deux activités
à haute intensité, dix minutes de "sas"
s'imposent pour envisager la suite. "Lorsqu'on doit prendre
une décision importante, poursuit Jean-Louis Muller, il ne
faut pas agir à chaud mais prendre connaissance de tous les
éléments avant le soir et attendre le lendemain."
Rédaction Benchmark Group - 4, rue Diderot 92156 Suresnes
Cedex, FRANCE
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