Origine : http://management.journaldunet.com/imprimer/0601/0601119gagner-temps.shtml
Cette série d'articles émane de la sphère du
management. Ils peuvent nous intéresser pour au moins deux
raisons :
1 / Il me semble important de connaître nos adversaires.
2 /Il y a un aspect universel dans ces méthodes. Sans oublier
nos fins, la réappropriation est possible, ces savoirs peuvent
nous être utiles.
25 Janvier 2006 Qui n'a pas rêvé de disposer d'une heure
supplémentaire au quotidien pour arriver à tout faire
? Une heure pour terminer une tâche urgente, avancer sur des
projets importants et au final, rentrer chez soi plus tôt et
plus détendu. S'il est impossible d'arrêter le temps,
il est en revanche possible d'éviter d'en perdre. Une bonne
planification de sa journée de travail, des efforts d'organisation
avec ses collègues et quelques astuces permettront de grappiller
ces minutes précieuses qui font tellement défaut en
fin de journée.
Mieux s'organiser
1. Arriver plus tôt au bureau pour travailler au
calme
Décaler légèrement ses horaires de travail
pour arriver au bureau avant la plupart des collaborateurs permet
d'avancer ses dossiers au calme, sans craindre d'être dérangé.
Des horaires matinaux sont aussi l'assurance de ne pas recevoir
de coups de fils intempestifs de clients ou de partenaires.
2. Bien ranger votre bureau ou au minimum organiser des
"zones thématiques"
Un bureau en ordre et rangé avec logique aide à structurer
sa pensée et donc à faire avancer plus vite ses dossiers.
C'est aussi le plus sûr moyen pour retrouver tel rapport ou
telle fiche de synthèse rapidement. Et quand les minutes
perdues à fouiller sa pile de papiers s'envolent, c'est autant
de gagné à la fin de la journée mais également
en sérénité.
3. Planifier votre quotidien en commençant par les
tâches prioritaires
La plupart des ordinateurs sont équipés d'un calendrier
permettant de réguler sa journée par tâches,
avec des systèmes d'alerte. Vous pouvez également
opter pour le PDA, qui permet de continuer à suivre précisément
son planning même en situation de mobilité. A défaut,
un agenda papier fera aussi l'affaire. L'important est de se poser
quelques minutes pour réfléchir aux tâches à
effectuer (on peut s'organiser au choix pour le lendemain ou pour
plusieurs jours à venir). Cela permet d'apprécier
la masse de travail mais aussi d'identifier les tâches prioritaires
par rapport aux missions secondaires. Il est conseillé de
traiter en début de journée les dossiers les plus
urgents et ceux qui nécessitent une forte concentration.
4. Prévoir les imprévus
Définir un emploi du temps détaillé c'est
bien, pouvoir légèrement le bousculer, c'est mieux
! Il serait illusoire de penser que, malgré tous vos efforts,
la journée de travail va se dérouler précisément
comme vous l'avez prévu. Il y aura forcément une urgence
à traiter, un collègue avec lequel faire impérativement
le point sur l'avancement d'un projet. C'est pourquoi il faut savoir
se dégager une certaine marge dans la journée. Une
heure de battement qui permettra de caser ça et là
les aléas du quotidien. Ensuite, à vous de juger si
ces urgences peuvent s'insérer à tout moment de la
journée ou si vous leur dédier une plage horaire bien
précise. Et si, par miracle, aucun imprévu ne pointe
son nez, ce sera pour vous l'opportunité de vous avancer
dans votre travail... ou de quitter le bureau un peu plus tôt.
5. Organiser sa boîte mail
Pour que votre messagerie électronique ne soit plus un vaste
foutoir dans lequel vous perdez de précieuses minutes à
rechercher d'anciennes correspondances, prenez un peu de temps pour
l'organiser. La meilleure solution est souvent de créer des
répertoires thématiques et des dossiers selon les
urgences. Vous pourrez ainsi classer la plupart de vos mails et
mieux suivre les priorités. Autre astuce : créer des
règles pour classer automatiquement certains messages ou
leur donner une couleur bien précise. Afficher en rouge les
messages de son supérieur et ranger directement les newsletters
reçues dans un répertoire spécial permettent
de gagner un temps précieux.
6. Ouvrir sa boîte e-mail deux à trois fois
par jour seulement
Il est tentant de répondre dans la minute aux mails reçus.
D'autant que les systèmes d'alerte visuelle ou sonore permettent
de rester aux aguets. Cette tendance, conséquence de l'image
d'instantanéité que véhicule le mail, se révèle
toutefois extrêmement chronophage. La solution est de ne pas
hésiter à garder fermée sa boîte mail
pour ne plus l'ouvrir qu'à heure fixe, deux ou trois fois
dans la journée. Une astuce efficace qui vous permettra de
reprendre en main votre emploi du temps et maintenir votre niveau
de concentration.
7. Formaliser les échanges avec ses collaborateurs
Chaque jour, les sollicitations de vos collaborateurs vous font
perdre de précieuses minutes ? Pour limiter les perturbations,
instaurez avec eux des méthodes de communication. Indiquez-leur
que vous préférez être contacté par mail
(plus facile à gérer dans le temps) plutôt que
par téléphone (qui interrompt une tâche). De
même, vous pouvez convenir avec eux d'un code quand vous ne
souhaitez vraiment pas être dérangé : une porte
fermée ou un post-it sur votre écran d'ordinateur
si vous êtes en open space. Cela peut aussi être une
plage horaire (interdiction de vous importuner entre 10h et 12h,
par exemple).
8. Se fixer un délai pour les réunions et
s'y tenir
Si vous prévoyez que la réunion que vous souhaitez
organiser peut se dérouler en 1 heure, à vous de faire
respecter cette durée. Pour cela, il est conseillé
de préparer un ordre du jour qui sera préalablement
envoyé aux personnes invitées à la réunion.
Pour éviter de multiplier le nombre de retardataires, il
est également conseillé de mettre en place un système
d'alerte pour prévenir les participants 10 minutes avant
le début de la réunion. Outre le fait que vous aurez
réservé une salle pour la réunion, afin de
ne pas perdre de temps à en chercher une de libre, vous veillerez
à bien minuter chaque thématique abordée et
à limiter si besoin est les interventions pour vous tenir
scrupuleusement à la feuille de route prévue initialement.
Déjouer les pièges en situation de mobilité
9. Fixer ses rendez-vous extérieurs en début
ou fin de journée
Se déplacer pour un rendez-vous en cours de journée
est immanquablement source de perte de temps. La meilleure solution
est de programmer des rencontres en début ou en fin de journées
pour limiter les allers-retours (vous vous y rendez directement
depuis votre domicile le matin et vous ne repassez pas par votre
travail le soir). Non seulement vous y gagnez sur les trajets mais
ce sera un break de moins dans votre programme de la journée.
Si vous le pouvez, évitez également le déjeuner
qui peut traîner en longueur, surtout si votre convive arrive
en retard.
10. Décaler ses horaires pour la pause déjeuner
Pour éviter de faire la queue au restaurant d'entreprise
ou de devoir écumer les restaurants alentours pour trouver
de la place, essayez de cibler des horaires de moindre affluence
pour aller manger. C'est bien souvent l'histoire de seulement une
demi heure de plus ou de moins. Ces 30 minutes vous permettront
de déjeuner plus vite mais aussi de manger au calme. Bien
entendu, un restaurant à proximité du bureau est fortement
recommandé.
Florence Santrot
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